PKP Informatyka, jako główny wykonawca, wspólnie z Hicron Sp. z o.o. zakończyła projekt „Faktury Energetyczne SAP” w PKP S.A.

Celem projektu była budowa interfejsów automatyzujących i optymalizujących proces ewidencji księgowej faktur za dostawę energii elektrycznej wystawianych przez PKP Energetyka na rzecz PKP S.A.

Automatyzacją zostały objęte niektóre etapy obiegu dokumentów, które wcześniej były wykonywanie ręcznie przez użytkowników. W trakcie analizy przedwdrożeniowej największe możliwości zmian zostały zdefiniowane w obszarze wprowadzania faktur do systemu SAP RE-FX i ich dalszego przetwarzania. Dotychczas funkcjonująca papierowa wersja faktury, zastąpiona została dokumentem e-faktury w postaci cyfrowo podpisanego pliku w formacie PDF oraz wprowadzony został dodatkowy kanał pozyskiwania informacji o fakturze, opierający się na pliku w formacie XML (ang. Extensible Markup Language).

Projekt został zrealizowany na bazie już istniejącej architektury informatycznej PKP S.A., która została rozszerzona o element platformy integracyjnej w postaci systemu SAP NetWeaver Process Integration (SAP PI). Optymalizacja rozwiązania została osiągnięta poprzez powiązywania oraz aktualizację umów dotyczących poszczególnych faktur, ich księgowania w module SAP RE-FX, wprowadzania odczytów liczników mediów w SAP, przekazywania wyników księgowania do systemu Finansowego i Księgowego Obiegu Dokumentów.

Współtworzone wspólnie z zespołem Hicron narzędzie stanowi dla naszego klienta – PKP S.A. istotne wsparcie w procesach księgowych i obiegu dokumentów księgowych. Od momentu funkcjonowania tego rozwiązania PKP S.A. w strukturach firmy odnotowało znaczącą oszczędność czasu dzięki automatyzacji części procesu.